¿Trabajas horas extra? ¿No logras resultados positivos? ¿Tienes colaboradores desgastados y estresados? Suena como a una empresa del terror, pero eso se debe a que necesitas mejorar o implementar una PMO en tu organización de inmediato.
¿Qué es el PMO?
Como ya lo hemos detallado en nuestro artículo, una PMO (Project Management Office) es un área que estandariza los procesos de gestión de proyectos y facilita la optimización de recursos, metodologías y herramientas. Algunas de sus funciones incluyen estandarización de los procesos y establecimiento de los organismos de gobernabilidad que aplicarán a los mismos.
Consejos para implementar una PMO en tu empresa
Cuando se presentan fallas en tu compañía como falta de visibilidad sobre el estado del proyecto, retrasos o alcance fuera de control, una PMO es definitivamente el antídoto que tu organización necesita
Desde nuestra experiencia proporcionando servicios PMO para las empresas, te compartimos nuestros consejos más efectivos para iniciar o mejorar tu capacidad organizativa. ¡Mucha atención!
1. Definición
El primer paso es realizar un análisis de tu compañía para identificar los problemas que afectan los proyectos y establecer soluciones pertinentes. Para empezar, necesitas un estudio de la estructura actual de tus colaboradores, su forma de organización y manera de trabajar con otros departamentos, proveedores y clientes.
Después de este análisis, obtendrás los resultados que te darán la justificación económica para implementar una PMO en tu empresa.
2. Desarrollo de plan de trabajo
El siguiente paso es definir el plan de acción de la PMO el cual detalla tus objetivos y cómo se medirá el éxito de tu empresa. Este plan estratégico detalla las metas esperadas a corto plazo y las ganancias que conseguirás en un tiempo más prolongado.
Por nada del mundo debemos pasar por alto el plan de trabajo, ya que nos ayudará a definir la vía que se adapte mejor a tus valores, la capacidad y aptitud de tu equipo. Este proceso también abarca el marco de gobierno general, las personas, procedimientos y técnicas.
3. Implementación de la PMO
Ahora sí, es momento de poner en marcha la estructura de la PMO en tu organización. Esta es la etapa en la que implementarás los procesos y técnicas, y del mismo modo, realizarás el despliegue de personal para lograr los objetivos que estableciste a corto plazo.
También empezarás a formalizar los detalles del modelo del comité mientras tu equipo realiza las acciones para conseguir el control inicial de los programas y proyectos. Es muy importante mantenerte en contacto con las partes interesadas para revisar el progreso de acuerdo a las metas establecidas.
4. Administración del desempeño de la PMO
Es aquí donde gestionaremos la evolución de la PMO para ajustarla a tus objetivos a largo plazo. Para eso, nos centraremos en las actividades que están teniendo un impacto positivo en los resultados del proyecto. No olvides estar preparado y ser paciente para afrontar percances que puedan surgir en el camino.
5. Lograr la estabilidad de las operaciones
Esta etapa consiste en impulsar la evolución continua, ya que las revisiones frecuentes te dirán de inmediato si tu PMO está haciendo esfuerzos suficientes para lograr sus metas. Este paso es imprescindible porque una vez que la PMO está otorgando resultados positivos, eso quiere decir que está lista para ayudar a gestionar proyectos empresariales.
Esto significa que tendrás que dar el siguiente gran paso para ampliar los proyectos de tu PMO a nivel funcional hacia proyectos a nivel empresarial.
Pero como lo mencionamos desde un inicio, si los resultados de tu PMO no son efectivos y tu equipo está desgastado y trabajando de más, eso quiere decir que necesitan ayuda externa de profesionales en la materia.
Gracias a nuestra experiencia en la implementación de PMO para empresas, en Amagi comprendemos los desafíos que enfrentan las organizaciones día con día. Contáctanos para realizar un análisis de tu compañía y ayudarte a lograr tus objetivos empresariales.
